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Version: 6.0

FAQ

Nachfolgend finden Sie eine Zusammenstellung häufig gestellter Fragen samt entsprechender Antworten,
um Ihnen bei eventuellen Unklarheiten weiterzuhelfen. Die Fragen und Antworten in diesem Bereich werden fortlaufend geprüft und bei Bedarf ergänzt.

Bewegungsdaten​

Was ist der Unterschied zwischen Einzelbuchungen und täglicher Arbeitszeit?​

  • Tägliche Arbeitszeit ist die Summe aller Einzelbuchungen eines Tages.
  • Einzelbuchungen sind die einzelnen Zeiterfassungen, die in die Berechnung der täglichen Arbeitszeit eingehen.

Fazit: Einzelbuchungen bieten eine detaillierte Ansicht der Arbeitszeit, während die tägliche Arbeitszeit nur das Gesamtergebnis zeigt.

Besteht die Möglichkeit, Zeiteinträge automatisch zu erstellen bzw. zu erfassen?​

Über die Schaltfläche „Tageseinträge erstellen“ können ganztägige Einträge – z. B. Urlaub oder Krankheit – automatisiert über einen längeren Zeitraum erfasst werden. Die Schaltfläche „Serieneintrag erstellen“ bietet hingegen die Möglichkeit, Zeiteinträge mit Start- und Endzeit automatisiert anzulegen.

Ein Beispiel dafür sind Aufenthalte in der Berufsschule, die damit z. B. immer montags und dienstags von 8:00 bis 12:00 Uhr angelegt werden können.

Kann man den Monatsabschluss rückgängig machen?​

Die empfohlene Methode, um einen Monatsabschluss rückgängig zu machen, besteht darin, den Monatsabschluss auf den vorherigen Monat zu setzen.
Möchte man beispielsweise den Februar bearbeiten, muss der Monatsabschluss auf Januar zurückgesetzt werden. Dadurch wird der Februar wieder zur Bearbeitung freigegeben.

Es ist nicht erforderlich, die Option „Alles entsperren“ im Dialog „Monatsabschluss“ zu verwenden, um alle Monate zu entsperren. Diese Funktion sollte nur mit Bedacht genutzt werden.

Wie kann ich ein Protokoll über Änderungen an Zeiteinträgen drucken?​

TimePunch bietet in der Benutzeroberfläche keine direkte Funktion zum Drucken der Änderungshistorie.
Alternativ können in den Einstellungen automatisierte E-Mail-Benachrichtigungen für Änderungen an Zeiteinträgen konfiguriert werden.

Diese Funktion informiert definierte Empfänger über Änderungen und ermöglicht damit eine laufende Überwachung der Änderungshistorie.

Wie kann ich die monatlichen Gesamtstunden einer Niederlassung, Abteilung oder eines Teams ansehen?​

Zur individuellen und unkomplizierten Auswertung von monatlichen bzw. täglichen Arbeitsstunden kann eine Pivot-Tabelle verwendet werden. Pivot-Tabellen können auf nahezu jeder Seite erstellt werden, die tabellarische Daten anzeigt.

Was passiert, wenn die Abmeldung (Gehen-Buchung) vergessen wird?​

Wenn Mitarbeitende das Abmelden (Gehen-Buchung) vergessen, schließt TimePunch den offenen Zeiteintrag automatisch nach 16 Stunden. Dabei wird die Arbeitszeit auf die im Arbeitszeitmodell hinterlegte Sollzeit des betreffenden Tages begrenzt.

Stammdaten – Mitarbeitende​

Was ist der Unterschied zwischen dem Archivieren und dem Löschen eines Mitarbeitenden?​

Beim Archivieren eines Mitarbeitenden bleiben dessen Zeiten im TimePunch Management weiterhin abrufbar und auswertbar.

Eine DSGVO-konforme Datenlöschung führt hingegen zur vollständigen und unwiderruflichen Entfernung aller zugehörigen Daten aus dem System. Dies betrifft Arbeitszeitaufzeichnungen, Projektbeteiligungen und andere personenbezogene Informationen.

Wie stelle ich einen aktiven Mitarbeitenden auf inaktiv?​

Über die Schaltfläche „Kündigen“ können Mitarbeitende inaktiv gesetzt werden. Eine Kündigung kann auch proaktiv für die Zukunft erfolgen. Dazu kann im Dialog ein Kündigungsdatum festgelegt werden.

Bis zu diesem Datum bleiben die Mitarbeitenden aktiv und können die Zeiterfassung weiterhin nutzen.

Mitarbeitende wurden angelegt, Feiertage aber vergessen​

Wenn ein Mitarbeitender angelegt wurde, bevor die Feiertage im Feiertagseditor erfasst wurden, können die Feiertage nachträglich im entsprechenden Mitarbeiterprofil im Register „Basisdaten“ → „Feiertagsberechnung“ hinzugefügt werden.

Sofern bereits Zeiteinträge vorhanden sind, müssen zusätzlich die Einstellungen im aktuellen Jahr unter „Bewegungsdaten → Jahresurlaub und Krankheit“ angepasst werden.

Kann ich bei Mitarbeitenden Wechselschichten hinterlegen?​

Bei Wechselschichten empfiehlt es sich, die komplette Arbeitswoche als Arbeitszeit zu definieren und die freien Tage (z. B. jeden zweiten Freitag) manuell auf arbeitsfrei zu setzen.

Das funktioniert über die Funktion „Tageseinträge erstellen“ auch über längere Zeiträume.

Warum werden angelegte Mitarbeitende nicht angezeigt?​

Wenn neu angelegte Mitarbeitende in der Zeiterfassung von TimePunch nicht angezeigt wird, wurden diese vermutlich noch nicht initialisiert.

Über die Schaltfläche „Initialisieren/Onboarden“ können Mitarbeitende dem System bekannt gemacht werden.

Wie kann ich Mitarbeitende ohne Zeiterfassung, aber mit Urlaub führen?​

Damit Mitarbeitende durch fehlende Arbeitszeiteinträge nicht mit dem Gleitzeitkonto ins Minus rutschen, sollte für diese Personen ein eigenes Arbeitszeitmodell mit fünf Wochentagen (Montag bis Freitag), aber ohne Sollzeit/Arbeitszeit angelegt werden.

Wie kann ich die Urlaubsberechnung aktualisieren?​

Für das aktuelle Jahr kann die Urlaubsberechnung über das Stift-Symbol auf der Seite „Jahresurlaub und Krankheit“ geändert werden. Für Folgejahre, die noch nicht angezeigt werden, erfolgt die Anpassung über die Einstellungen im Mitarbeitendenprofil.

Wie kann ich das Gleitzeitkonto beschränken?​

In TimePunch kann das Gleitzeitkonto über minimale und maximale Grenzen beschränkt werden. Die Einstellungen hierzu finden Sie unter Arbeitszeitregelung.

Stammdaten – Projekte​

Wie können gelöschte Projekte wiederhergestellt werden?​

Um gelöschte Projekte wiederherzustellen, wechseln Sie in Stammdaten → Projekte und stellen Sie das Dropdown „Lebenszyklus“ auf „gelöscht“. Anschließend können die gelöschten Projekte markiert und über die Schaltfläche „Aktivieren“ wiederhergestellt werden.

Hinweis: Diese Funktion steht ausschließlich Administratoren und Projektleitern zur Verfügung.

Wie setze ich eine Projektassistenz?​

Um eine Projektassistenz zu definieren, muss im Projekt zunächst die Zugriffsregel „Projekt ist nur für ausgewählte Mitarbeitende buchbar“ aktiviert werden. Danach können die gewünschten Mitarbeitenden für das Projekt freigegeben werden.

In diesem Schritt lässt sich auch die Checkbox „Assistent“ aktivieren, um die Projektassistenz festzulegen.

Cutter​

Wie bleiben gekürzte Zeiten in TimePunch erhalten?​

Damit gekürzte Zeiten in TimePunch erhalten bleiben, muss die Option „Gekürzte Zeiten bleiben erhalten“ aktiviert sein.

Kalender​

Wie füge ich den Urlaub einem Kalender hinzu?​

Sobald ein Abwesenheitsantrag genehmigt wurde, erhält der Antragsteller eine Bestätigungs-E-Mail.
Diese enthält eine angehängte .ics-Datei, die sich direkt in den Outlook-Kalender übernehmen lässt.

Einstellungen​

Wie kann das Zeitformat von 24-Stunden auf 12-Stunden (am/pm) umgestellt werden?​

Das Zeitformat wird implizit über die Spracheinstellung in TimePunch gesetzt.
Wird eine Sprache gewählt, die das 12-Stunden-Format (am/pm) nutzt, wird dieses automatisch übernommen.

In welchen Sprachen ist TimePunch verfügbar?​

TimePunch ist derzeit in den Sprachen Deutsch, Englisch und Französisch verfügbar.